RESUMEN DEL PUESTO

LOPCO Contracting busca un especialista en cuentas a pagar detallado y fiable para apoyar las operaciones financieras y administrativas de nuestra empresa en crecimiento. Esta persona desempeñará un papel importante en el mantenimiento de registros financieros precisos, el procesamiento de pagos, el seguimiento de costes y márgenes, la asistencia con las responsabilidades fiscales y la gestión de la documentación de seguros. El candidato ideal es altamente organizado, cómodo trabajando con números y capaz de equilibrar las responsabilidades contables diarias con las necesidades de seguimiento financiero de una empresa de contratación basada en proyectos.

RESPONSABILIDADES CLAVE

Cuentas a pagar y procesamiento de cheques

· Revisa, verifica y procesa facturas de proveedores y subcontratistas.

· Prepara y realiza los cheques con precisión y a tiempo.

· Compara las facturas con órdenes de compra, recibos, registros de trabajos y otra documentación de apoyo.

· Asegúrate de que los gastos estén correctamente codificados según el trabajo, proveedor y categoría de gastos correspondientes.

· Mantener registros y documentación organizados de cuentas a pagar.

· Investiga y resuelve discrepancias en facturas, cargos duplicados, documentación faltante y dudas sobre el pago.

· Mantén registros precisos de los proveedores e información de pagos.

· Comunícate con proveedores y subcontratistas sobre facturas y estado de pago cuando sea necesario.

Costeo de trabajos y márgenes

· Haz un seguimiento y mantén los costes precisos asociados a los proyectos individuales.

· Asigna correctamente la mano de obra, materiales, gastos de subcontratistas, equipos y otros costes a los trabajos adecuados.

· Supervisa los gastos del proyecto frente a los presupuestos y costes esperados.

· Ayuda en el cálculo y revisión de márgenes y rentabilidad de proyectos.

· Identifica inconsistencias, gastos ausentes o actividades de costes inusuales que puedan afectar la rentabilidad del empleo.

· Trabaja con la dirección y los equipos de proyecto para asegurar que la información financiera asociada a cada puesto sea precisa y actualizada.

· Proporcionar informes de costes de empleo y márgenes a la dirección según se solicite.

Impuestos y documentación financiera

· Mantener registros financieros precisos necesarios para la preparación y la presentación de informes de impuestos.

· Ayuda con cualquier documentación fiscal relacionada con nóminas, 1099s y otros requisitos de presentación o informes pertinentes.

· Mantener los W-9 y la documentación requerida de proveedores y subcontratistas.

· Organiza la documentación para la contabilidad externa, contables, profesionales fiscales y la elaboración de informes de fin de año.

· Supervisar los plazos de presentación aplicables y ayudar a garantizar que la documentación financiera requerida se complete de forma precisa y a tiempo.

Administración de Seguros

· Conserva los registros de seguros de la empresa, pólizas, certificados y documentación relacionada.

· Seguimiento de los Certificados de Seguro (COIs) para subcontratistas y proveedores.

· Controla las fechas de caducidad del seguro y solicita documentación actualizada según sea necesario.

· Ayuda a proporcionar la documentación aprobada del seguro según se solicite a terceros.

· Comunícate con representantes de seguros, corredores, empleados, subcontratistas y dirección según sea necesario.

RESPONSABILIDADES ADICIONALES

· Apoyar los procesos contables de fin de mes y fin de año.

· Prepara informes financieros o hojas de cálculo para la dirección según se solicite.

· Identificar oportunidades para mejorar los procesos contables y administrativos.

· Mantener una estricta confidencialidad respecto a la información de la empresa, empleados, proveedores y financiera.

· Ayuda con responsabilidades contables y administrativas adicionales a medida que evolucionen las necesidades del negocio.

CUALIFICACIONES

· Se prefiere experiencia previa en cuentas a pagar, contabilidad, contabilidad o algún puesto financiero relacionado.

· Se prefiere mucho experiencia en costes de trabajos o contabilidad de construcción.

· Sólido conocimiento de los procesos de cuentas a pagar y principios básicos de contabilidad.

· Excelente atención al detalle y precisión.

· Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

· Capacidad para gestionar múltiples plazos y prioridades de forma independiente.

· Cómodo trabajando con hojas de cálculo y software de contabilidad o finanzas.

· Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.

· Capacidad para identificar discrepancias y trabajar proactivamente para resolverla.

· La experiencia trabajando con subcontratistas, proveedores, documentación de seguros o empresas de construcción es un punto a favor.

LO QUE BUSCAMOS

Buscamos a alguien que se haga responsable de su trabajo y entienda que la información financiera precisa es esencial para el éxito de cualquier proyecto. La persona adecuada será cercana, particular y profesional, con la capacidad de mantenerse organizada, comunicarse con claridad y prestar mucha atención a los detalles detrás de los números